Agentursoftware: Die 19 wichtigsten Tools im Vergleich

Interne Aufgaben verwalten, Social Media Accounts von Kund:innen betreuen, Remote-Organisation oder Zeiten der Mitarbeiter:innen erfassen: Agenturen haben vielfältige Aufgaben und Verpflichtungen. Zum Glück gibt es Tools, die dich bei genau diesen Aufgaben unterstützen.

In diesem Artikel erfährst du, welche Agentursoftware dir wirklich weiterhilft, worauf du bei der Auswahl achten solltest und welche Tools deine Arbeitsabläufe spürbar erleichtern. Egal ob du gerade am Anfang stehst oder bestehende Tools ersetzen willst, wir zeigen dir die 19 wichtigsten Tools im direkten Vergleich.

Wie du die beste Agentursoftware für deine Bedürfnisse findest

Die Suche nach der perfekten Agentursoftware kann schnell überwältigend werden. Bevor du dich in den Dschungel der verfügbaren Tools stürzt, solltest du dir über deine grundlegenden Anforderungen im Klaren werden.

Die wichtigsten Fragen vor der Agentursoftware Einführung

Bevor du dich für eine Agenturlösung entscheidest, musst du ehrlich zu dir selbst sein. Hier sind die entscheidenden Fragen, die du dir stellen solltest:

Teamgröße und Struktur:

• Wie viele Mitarbeiter:innen arbeiten aktuell in deiner Agentur?
• Planst du in den nächsten Jahren zu wachsen?
• Arbeitet dein Team remote oder im Büro?

Funktionsumfang:

• Brauchst du eine All-in-one Agentursoftware oder reichen spezialisierte Insellösungen?
• Welche Unternehmensbereiche sollen abgedeckt werden?
• Sind Gantt Charts und Kanban Boards für dein Projektgeschäft wichtig?

Technische Anforderungen:

• Bevorzugst du lokale oder cloudbasierte Agentur Agentursoftware?
• Welche Anforderungen gibt es an DSGVO-Konformität?
• Welche Integrationsmöglichkeiten benötigst du?

Budget und Rentabilität:

• Welches Budget steht für Agentursoftware Lösungen zur Verfügung?
• Wie schnell soll sich die Investition amortisieren?

Agentursoftware Vergleich: Diese Agenturtypen haben unterschiedliche Bedürfnisse

Nicht jede Agentur ist gleich, deshalb funktioniert auch nicht jede Software für jeden. Ein kleiner Designbetrieb mit drei Mitarbeiter:innen hat völlig andere Anforderungen als eine große Performance Marketing Agentur mit 50 Angestellten.

Agentursoftware für kleine Agenturen (bis 10 Mitarbeiter:innen):

• Fokus auf einfache Bedienung und schnelle Einarbeitung
• Oft reichen spezialisierte Tools für Design und Projektmanagement
• Budget meist begrenzt, daher Preis-Leistungs-Verhältnis wichtig
• Weniger komplexe Agenturverwaltung nötig

Mittelgroße Agenturen (10-30 Mitarbeiter:innen):

• All-in-one Lösung wird interessanter
• Projektcontrolling und Transparenz gewinnen an Bedeutung
• Verschiedene Agenturverwaltung Prozesse müssen koordiniert werden
• Ressourcen Planung wird komplexer

Große Agenturen (30+ Mitarbeiter:innen):

• Komplexe ERP-Software oft unvermeidlich
• Controlling und Faktura Funktionen essenziell
• Integration verschiedener Systeme wichtig
• Standardaufgaben müssen automatisiert werden

Die richtige Balance zwischen Funktionsumfang und Komplexität

Hier liegt oft der Knackpunkt: Viele Agenturen denken, sie brauchen sofort die größte All-in-one Agentursoftware mit allen Funktionen. Das führt aber oft zu Chaos statt zu mehr Produktivität.

Starte klein und wachse mit:

• Beginne mit den wichtigsten Agenturverwaltung Funktionen.
• Erweitere nach und nach um zusätzliche Module.
• Achte darauf, dass die Software mitwachsen kann.

Vermeide typische Fallstricke:

• Zu viele Funktionen überfordern dein Team.
• Komplexe Bedienung kostet Zeit, statt Zeitersparnis zu bringen.
• Fehlende Integration zu bestehenden Tools schafft zusätzlichen Stress.

Praktische Tipps für deinen Agentursoftware Vergleich

Wenn du verschiedene Agentursoftware Lösungen vergleichst, solltest du systematisch vorgehen:

1. Erstelle eine Prioritätenliste:

• Welche Funktionen sind absolute Must-haves?
• Was wäre ein Nice-to-have?
• Welche Features brauchst du definitiv nicht?

2. Teste ausgiebig:

• Nutze kostenlose Testversionen.
• Involviere dein Team in den Testprozess.
• Teste realistische Szenarien aus deinem Arbeitsalltag.

3. Denke an die Zukunft:

• Passt die Software auch in zwei Jahren noch?
• Kann sie mit deinem Business wachsen?
• Sind Updates und Support langfristig gesichert?

4. Kalkuliere die Gesamtkosten:

• Nicht nur die Lizenzkosten beachten
• Einarbeitungszeit und Schulungen einplanen
• Mögliche Zusatzkosten für Integrationen berücksichtigen

Spezielle Anforderungen für verschiedene Agenturtypen

Social Media Agenturen:

• Content Kalender und Planungstools
• Freigabe Workflows für Posts
• Reporting und Analytics Integration
• Direkter Zugang zu Social Media Plattformen

Design und Kreativagenturen:

• Integration mit Design Tools
• Präsentationsmöglichkeiten für Kund:innen
• Versionskontrolle für Designs
• Einfach Kostenvoranschläge erstellen

Performance Marketing Agenturen:

• Detailliertes Projektcontrolling
• Integration mit Analytics Tools
• Automated Reporting
• Komplexe Zeitpläne verwalten

Die richtige Agentursoftware zu finden, ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Nimm dir die Zeit, deine Anforderungen ehrlich zu bewerten und verschiedene Lösungen gründlich zu testen. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken, wenn du nicht unter dem Stress einer schlecht gewählten Software leidest, sondern mehr Zeit für das hast, was wirklich zählt: großartige Arbeit für deine Kund:innen zu leisten.

Damit du nicht unzählige Anbieter durchforsten musst, haben wir dir im nächsten Abschnitt eine kuratierte Auswahl an Tools zusammengestellt.

Projektmanagement Tools für Agenturen

Anwendungen aus dem Bereich Projektmanagement Software sind ganz besonders hilfreich, wenn es darum geht, Projekte zu verwalten und Aufgaben zuzuweisen.

Asana

Das beliebte Projektmanagement Tool Asana kann dabei helfen, auch komplexe Projekte zu managen. Von Designanfragen über die Entwicklung bis hin zu Besprechungs- oder Redaktionsplänen, jegliche Arten von Projekten kannst du mit Hilfe von Asana erstellen und nachverfolgen.

Das Tool ermöglicht es dir, schnell und einfach Statusaktualisierungen deiner Projekte vorzunehmen. Zudem können mit Hilfe von „Goals“ Zielstellungen definiert und direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft werden. Mit Asana ist es ganz einfach, die Arbeit in deiner Agentur zu verfolgen und zu verwalten.

monday

Eine weitere gelungene Projektmanagement-Software für Agenturen ist monday. Das Tool bietet Teams große Unterstützung bei der Planung, Kommunikation und Verfolgung von Projekten. Vom ersten Briefing bis zur letztgültigen Fertigstellung kann alles mit Hilfe dieser Software begleitet werden.

monday liefert dir eine Reihe von nützlichen Features wie Projekt- und Ressourcenplanung, Kundenmanagement, Teamzusammenarbeit, Zeiterfassung, Reporting und Rechnungsstellung. Die Arbeit kann vollständig in einem Arbeitsbereich verwaltet und geplant werden. Mit dieser Software bist du innerhalb weniger Minuten bereit anzufangen. Zudem gibt es hunderte visuelle und anpassbare Vorlagen für dich.

Kommunikation in der Agentur

Bei erfolgreicher Kommunikation in deiner Agentur und in deinem Team können nach und nach sämtliche Probleme erörtert und gelöst werden. Es gibt Software, die diese Kommunikation erleichtert und alle Teammitglieder besser miteinander verbindet.

Slack

Die Kollaborations- und Kommunikations-Software Slack erleichtert und unterstützt deine Projektarbeit. Slack ist vor allem bekannt für seine Instant-Messaging-Funktion und bietet den Austausch von Nachrichten in Form einer Chatfunktion mit Einzelpersonen oder aber Gruppen. „Slack“ ist ein Backronym und bedeutet „Searchable Log of All Conversation and Knowledge“.

Doch Slack hat auch ein großes Ökosystem von Integrationen aufgebaut. All deine Tools können bei Slack unter einem Dach integriert werden. Wenn du beispielsweise einen neuen Blogbeitrag auf deinem Blog veröffentlichst, der auf WordPress basiert, dann kannst du deinem Team kinderleicht in Slack komplett automatisch eine Benachrichtigung in Form einer Nachricht schicken. Die Möglichkeiten, Nachrichten-basierte Arbeitsschritte zu automatisieren, sind dabei schier unbegrenzt.

Microsoft Teams

Die Software Microsoft Teams ist der ideale zentrale Ort für eine Online-Zusammenarbeit im Team. Es wird dabei alles unterstützt, was man für eine reibungslose Teamarbeit benötigt. So gibt es Chat- und Thread-Unterhaltungen, Besprechungen, Videokonferenzen und Anrufe. Dein Team kann mit den unterschiedlichsten Inhalten zusammenarbeiten, Apps und Workflows lassen sich in deinem Unternehmen erstellen und integrieren.

Zeiterfassung

Eine zuverlässige Zeiterfassung ist wichtig für Lohnabrechnungen und das Erstellen von Rechnungen. Die folgende Software hilft dir dabei, zu garantieren, dass die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter:innen und Dienstleister zuverlässig und fehlerfrei funktioniert. Siehe hierzu auch den Beitrag Produktivitäts-Hacks: Mehr Aufgaben erledigen mit weniger Stress.

clockodo

clockodo unterstützt dich dabei, die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden zuverlässig zu erfassen. Mit clockodo kannst du immer auf dem aktuellen Stand der Zeiterfassung für deine Projekte bleiben. Es können zudem Urlaub und Abwesenheiten geplant und verwaltet werden.

Die Projektsoftware ist ganz besonders beliebt, weil sie übersichtlich alle Projektzeitdaten erfassen kann und intuitiv bedienbar ist. Die erfassten Arbeitszeiten lassen sich zudem zur Rechnungserstellung nutzen. Zudem ist eine Partner-Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung vorhanden. Die Software clockodo bietet außerdem einen zuverlässigen CSV-Export.

timr

timr bietet genaueste Projektzeiterfassung per Stoppuhr. Es können Projektzeiten aber auch nachträglich erfasst werden. Eine frei definierbare Projektstruktur bietet dir die notwendige Flexibilität. Im Live-Überblick kannst du Stunden, Mitarbeiter:innen und dein Budget verwalten. Es gibt aussagekräftige Auswertungen und solide Berichte. 

Außerdem sind Apps für eine genaue Zeiterfassung von unterwegs aus vorhanden. Praktisch ist, dass sämtliche Aufzeichnungen der erfassten Zeiten sicher in einer Cloud gespeichert werden. Die aktuellen Projektzeitdaten lassen sich stets für fundierte Entscheidungen heranziehen. Ausgaben können angelegt, verschoben, zusammengelegt und deaktiviert werden.

Workflow Automatisierung

Mit Hilfe einer Workflow Automatisierung kannst du viel Zeit und damit Geld sparen. Die Automatisierung erleichtert die Umsetzung einzelner Arbeitsschritte in deinem Team.

Zapier

Zapier ist ein bekanntes Online-Automatisierungs-Tool, das über 1.000 Apps miteinander verbinden kann. Es ist damit möglich, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Mit nur wenigen Klicks können eigene Workflows erstellt werden. Dabei sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

Tausende von Web-Apps lassen sich miteinander verbinden. Mit Zapier können viele Workflows automatisiert werden und es hilft dir, wichtige Zeit zu gewinnen. Damit du dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kannst.

Integromat

Mit dem Integromat können effiziente Datenflüsse geschaffen werden, das vereinfacht und optimiert die Prozesse in deinem Unternehmen oder deiner Agentur. Glücklicherweise funktioniert dies mit Hilfe einer grafischen Oberfläche, die ohne Programmierkenntnisse bedienbar ist.

Integromat unterstützt viele verschiedene Cloud-Anwendungen wie Outlook, Asana, Plutio, WordPress, Dropbox, LinkedIn und Facebook. Beispielsweise kann bei Eingang einer E-Mail mit einem wichtigen Anhang der Arbeitsprozess automatisiert werden. Statt also die E-Mail manuell zu öffnen, wird das E-Mail-Programm mit dem CRM-System verknüpft. Durch die Automatisierungen sparst du täglich wertvolle Zeit ein.

Kundenmanagement

Das ideale Management deiner Kund:innen nimmt Rücksicht auf die besonderen Bedürfnisse eines jeden Einzelnen. Die Wünsche deiner Zielgruppe sollen für das Angebot deiner Produkte und Dienstleistungen berücksichtigt werden. Die folgenden Anwendungen unterstützen Agenturen für Kundenprojekte aller Art.

Analytics und Tracking Software

Mit Analytics Software kannst du dir ein besseres Bild der Online-Performance deiner Kunden machen. Um daraus datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Google Analytics

Das Trackingtool Google Analytics erlaubt die Datenverkehrsanalyse auf Webseiten. Untersucht werden zum Beispiel die Herkunft von Besuchern und die Verweildauer auf den verschiedenen Unterseiten einer Website. Die Anzahl der erhobenen Daten ist dabei schier unerschöpflich und bietet eine gute Grundlage für tiefgehende Analysen.

Egal, ob du wissen willst, welche Seiten am meisten Kunden generieren oder welche Artikel nie besucht werden: Mit den richtigen Einstellungen kannst du all dies für deine Kunden herausfinden.

Hotjar

Hotjar ist ein Komplettsystem zur vereinfachten Analyse des Onlineverhaltens der Besucher:innen von Websites. Es ermöglicht dir, beispielsweise Feedback von Besuchenden einer Webseite einzuholen. Zudem kannst du mit Hotjar feststellen, was die Anwender auf deiner Seite wollen. Es wird genauestens untersucht, was für ein Klick- und Tipp-Verhalten diese an den Tag legen. Sogar das Scrollverhalten lässt sich beobachten. Mit diesen Daten können Motivation und Wünsche der Zielgruppe der Webseite ermittelt werden.

Social Media Management Tools

Wenn du die Social Media Profile deiner Kund:innen verwaltest, wirst du nicht um Social Media Management Tools herumkommen. Sie helfen dir dabei, verschiedene Konten in einer Software zu managen.

Hootsuite

Hootsuite ermöglicht es dir, all deine Kunden-Accounts von einem Ort aus zu verwalten. Mit Hootsuite kannst du Beiträge im Voraus planen, die Leistung aller Social Media Aktivitäten von einem zentralen Ort aus überwachen und sogar Kundenfreigaben einholen. Je nachdem, wie viele Kundenkonten du betreust, gestalten sich die Preise.

Agorapulse

Agorapulse ist eine Social Media Management Plattform, mit der du eine Social Inbox für all deine Kundenkonten einrichten kannst. Diese Boxen erfassen alle Unterhaltungen in den sozialen Medien. Durch praktische Filter- und Suchfunktionen erhältst du schnellen Zugriff auf Interaktionen jeglicher Art. Erwähnungen, Werbeanzeigen und wichtige Nachrichten bleiben somit stets abrufbar. Außerdem kannst du natürlich Beiträge für deine Kund:innen planen und dir deren Freigaben sowie Feedback einholen.

SEO Tools

Du hilfst deinen Kunden bei ihrer Suchmaschinenoptimierung? Die nachfolgenden Tools solltest du kennen. Für WordPress SEO Plugins selbst siehe den Vergleich Yoast vs Rank Math: WordPress SEO Plugins im Vergleich.

SEMrush

SEMrush ist eine populäre SEO-Plattform, die gezieltes SEO (Suchmaschinenoptimierung) und Content Marketing ermöglicht. Mit SEMrush kannst du deine Keyword Recherche betreiben und Wettbewerber tiefgehend analysieren, um dich von deren Strategien inspirieren zu lassen. Zudem bietet dir SEMrush einen praktischen Ranktracker für wichtige Keywords deiner Kund:innen. Das Tool hilft dir dabei, On-Page-Audits für deine Kunden-Webseiten zu erstellen.

Ahrefs

Die beliebte SEO Software Ahrefs ist vor allem für ihre große und aktuelle Keyword- sowie Traffic-Datenbank bekannt. Ahrefs bietet dir umfangreiche Tools, um Keywords zu suchen und Wettbewerber zu analysieren. Auch Ahrefs verfügt über eine Ranktracker-Funktion und kann grundlegende SEO Audits durchführen.

WordPress Hosting

Das Hosting muss den Erwartungen deiner Kund:innen entsprechen und ausreichend Performance liefern. Es gibt viele günstige Angebote, doch worauf kommt es an? Ich selbst nutze Raidboxes als Hoster. Er bietet sicheres, zuverlässiges und blitzschnelles Managed WordPress Hosting an.

Mit den entsprechenden Features, die bei Raidboxes im Angebot sind, spare ich Geld und Zeit. Der Top-Support hilft mir bei allen Fragen.

PPC Management Software

Wenn du Werbeanzeigen für deine Kund:innen schaltest, dann kannst du das manuell in den Interfaces der jeweiligen Plattformen (Google, Facebook etc.) handhaben. Alternativ kannst du jedoch auch eine PPC Software (pay per click) nutzen, um diesen Prozess zu vereinfachen. Und um mehrere Kunden-Accounts an einem Ort zu bündeln.

Optmyzr

Optmyzr hilft dir dabei, deine PPC Kampagnen kinderleicht zu optimieren. Das Feature “One Click Optimization” lässt dich deine Anzeigen mit nur einem einzigen Klick verbessern und liefert beispielsweise neue Keyword-Vorschläge oder optimiert deine Keyword-Gebote. Zudem bietet das Tool die Möglichkeit, eigene Werbeanzeigen zu formulieren und dann auch zu platzieren.

WordStream

WordStream ist eine praktische PPC Toolbox und bietet dir unter anderem einen kostenlosen Bericht über all deine Google Ads-Leistungen. Speziell für Agenturen bietet WordStream zudem AI-basiertes Reporting für deine Kund:innen sowie Hilfe beim Verwalten von vielen Anzeigen-Accounts.

Webinar Software

Webinare erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Viele Agenturen unterstützen ihre Kund:innen dabei, diese relativ neue Form des Content Marketings zu nutzen. Praktische Webinar-Tools können dabei helfen, die dahinterliegenden Prozesse zu optimieren.

ClickMeeting

Mit ClickMeeting kannst du innerhalb weniger Minuten dein erstes Webinar aufsetzen. Die Software bietet alle wichtigen Funktionen und lässt dich Webinare jeglicher Art und Größe für deine Kunden planen. Von der Landing Page bis hin zu den E-Mail-Benachrichtigungen kannst du hier alles anpassen.

WebinarJam

WebinarJam ist eine All-In-One Webinar Plattform, die sich auch für eine große Teilnehmerzahl eignet. Mit dem Tool können tausende Zuhörende erreicht und mit qualitativ hochwertigen Video-Inhalten versorgt werden. Die Software bietet alle wichtigen Funktionen, um ein Webinar von Anfang bis Ende auf einer Plattform abbilden zu können.

Agentursoftware einführen: So klappt der Start in deinem Team

Die beste Agentursoftware bringt dir nur dann echte Vorteile, wenn dein Team sie auch wirklich nutzt. Deshalb ist es wichtig, die Einführung gut vorzubereiten und gemeinsam anzupacken.

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Einführung

Bevor du loslegst, kläre intern, welche Agenturprozesse abgebildet werden sollen. Geht es nur um Aufgabenverteilung oder auch um Eingangsrechnungen, Zeiterfassung und Projektplanung?

Erstelle danach einen konkreten Ablauf:

1. Lege klare Verantwortlichkeiten fest. Wer kümmert sich um Setup und Onboarding?
2. Starte mit einem Kernteam, das die Software im echten Agenturalltag testet.
3. Dokumentiere eure Erfahrungen und bereite eine einfache Schulung für alle vor.
4. Kommuniziere offen, warum die Software eingeführt wird und welche Vorteile sie bringt.

Fazit: Welche Agentursoftware wirklich zu dir passt

Die passende Agentursoftware findest du nicht über Nacht. Bevor du dich für ein Tool entscheidest, solltest du klären, welche Agenturprozesse du abbilden willst. Erst wenn dein Workflow steht, ergibt es Sinn, digitale Lösungen einzuführen.

Nutze unseren Agentursoftware Guide als Startpunkt. Finde heraus, was du wirklich brauchst. Vielleicht suchst du Unterstützung im Projektmanagement, beim Verwalten von Eingangsrechnungen oder in der täglichen Arbeit deiner Projektmanager:innen. Ein strukturierter Agentursoftware Vergleich hilft dir, passende Tools zu identifizieren.

Am Ende zählt, dass die Software deinen Agenturalltag einfacher macht. Wenn sie zu deinem Team passt, sorgt sie für mehr Struktur, spürbare Vorteile und neuen Spaß bei der Arbeit.

Häufig gestellte Fragen rund um Agentursoftware

Was ist Agentursoftware und wofür brauche ich sie?

Agentursoftware unterstützt dich dabei, Projekte, Kundendaten und interne Abläufe effizient zu organisieren. Sie bringt Struktur in dein Agenturleben und hilft dir, Aufgaben zu planen, Zeiten zu erfassen und Prozesse zu vereinfachen.

Wie finde ich die beste Agentursoftware für meine Agentur?

Starte mit einem klaren Anforderungsprofil. Nutze unseren Agentursoftware Guide, um passende Tools einzugrenzen. Achte auf Funktionen, Bedienbarkeit und ob die Software zu deiner Teamstruktur passt.

Gibt es eine Agentursoftware, die alles abdeckt?

Ja, einige Anbieter decken eine Vielzahl an Funktionen ab. Eine All-in-one Lösung kann sinnvoll sein, wenn du Tools für Projektplanung, Faktura und Kundendaten zentral bündeln willst. Teste immer vor dem Kauf.

Wann lohnt es sich, eine Agentursoftware einzuführen?

Sobald Excel nicht mehr reicht oder du das Gefühl hast, Aufgaben und Prozesse aus dem Blick zu verlieren. Der richtige Zeitpunkt ist oft dann, wenn du im Team mehr Klarheit und Transparenz schaffen willst.